'Creativiteit gedijt alleen bij echte rust'

De dynamische hightech zit voor ambitieuze en gedreven technici volop valkuilen. Werkstress en zelfs burn-outs liggen altijd op de loer. Frank Rood weet als ervaren systeemarchitect en technisch manager precies tegen welke obstakels je kunt oplopen en hoe je deze omzeilt. Daarbij put hij rijkelijk uit eigen ervaring. ‘Ik heb leren omgaan met alle valkuilen die er zijn.’

News - tmio1-011-foto-1

Frank Rood (1968) deed werktuigbouwkunde met specialisatie fijnmechanische techniek, tegenwoordig bekend als mechatronica. De eerste tien jaar van zijn loopbaan werkte hij in de halfgeleider- en medische industrie. Hij was systeemarchitect en technisch projectleider en werd daarna manager op een mechanische afdeling.

Frank Rood startte in 2000 met een onmogelijke opdracht. Behalve leiding geven aan een vijftigkoppige afdeling, bleef hij ook actief ontwerpen. Dat leverde enorme tijdsdruk op, met de bijbehorende stress. ‘Om die twee rollen te kunnen combineren ben ik me gaan verdiepen in time management. Toen ontdekte ik tools en middelen om slimmer met mijn beschikbare tijd om te gaan. Die vaardigheden heb ik meteen ingezet en dat hielp. Uiteindelijk lukte het om zowel het project goed af te ronden als de afdeling te leiden. Dat vond ik zo leuk, dat ik mijn kennis ging delen met collega’s en met mensen waar ik leiding aan gaf.’

Rood zet zijn ervaring en kennis nu in als coach en daarnaast als trainer voor High Tech Institute, waarbij hij zich vooral richt op time management voor technici en technisch managers.

Zijn laatste rol als R&D-directeur bij Besi was inhoudelijk heel interessant, maar de bijbehorende politiek in de top van de organisatie vond hij niet zo leuk. Hij besefte dat hij veel blijer thuis kwam als hij mensen had getraind of gecoached. Daarom startte hij in 2013 fulltime met zijn eigen coaching-bedrijf om mensen beter te leren omgaan met hun werktijd. ‘Zo kreeg ik de vrijheid om voor opdrachten te kiezen waar ik plezier in heb, waar ik energie van krijg en die echt waarde hebben voor anderen. Daarbij richt ik me vooral op de technische sector. Momenteel werk ik bijvoorbeeld samen met een Zweeds bedrijf op het gebied van modulaire architectuur. Daarbij heb ik deels een adviesrol en deels een rol als organisatiecoach om op een ander manier te leren werken.’

Overkill aan overlegmomenten

Rood goot zijn kennis en ervaring in een training die specifiek is gericht op productontwikkelaars in de hightech. Hierbij leren trainees de vaardigheden waarmee ze de dingen die ze belangrijk vinden daadwerkelijk gedaan krijgen. ‘Ik kom al 25 jaar bij bedrijven over de vloer die producten ontwikkelen en in al die tijd heb ik ondernemingen gezien waar het echt fantastisch gaat en de mooiste dingen worden gecreëerd. Er waren ook bedrijven waarbij dat volkomen mislukte en waar ongelooflijk intelligente, mooie, slimme, creatieve mensen totaal niet tot hun recht kwamen. Dat doet mij oprecht pijn. De mislukkingen komen voort uit slechte organisatie, allerlei externe factoren, maar ook doordat mensen in een omgeving met te veel verstoringen zitten. Die verstoringen zijn onnodig.’

News - tmio1-011-foto-3
Door een overkill aan overleg en afleiding door communicatiemiddelen krijgen mensen hebben geen ruimte, tijd en rust meer om creatief werk te doen. In zijn training bespreekt Frank Rood met cursisten waar ze tegenaan lopen en wat ze eraan kunnen doen.

Rood doelt op lawaaiige kantoortuinen, een overkill aan overleg en afleiding door mail, apps of andere communicatiemiddelen. ‘Die afleiding neemt steeds meer toe. Mensen hebben geen ruimte, tijd en rust meer om creatief werk te doen. En daarmee gaat het fantastische potentieel van al die briljante mensen verloren. Want creativiteit gedijt alleen bij echte rust en de tijd om producten te creëren. Bij mensen die in de stress zitten werkt de prefrontale cortex niet meer, die komen niet op nieuwe ideeën. En als je om de tien minuten wordt gestoord, dan kun je nooit de diepte in met je hersenen. Dan kun je niet schrijven, niet ontwerpen of software coderen. Ik gun deze mensen dat ze in de juiste omstandigheden zitten en de vaardigheden hebben waarmee ze echt hun werk kunnen doen.’

Professionals hebben vaak moeite met het spanningsveld tussen hun eigenlijke werk en de hoge intensiteit van hun werkomgeving. Ze zijn meer bezig met de waan van de dag of hun mail dan met hun eigenlijke taak. Of ze vinden het moeilijk om nee te zeggen tegen een verzoek van een collega. ‘Het gaat erom al die externe impulsen op de juiste manier te managen, zodat je je bezig kan houden met datgene waarvoor je bent aangenomen. Als je dat managen niet goed doet, krijg je stress en als het echt fout gaat, een burn-out. Je hebt vaardigheden nodig waarmee je je kunt afschermen zonder meteen een kluizenaar te worden.’

News - tmio1-011-foto-4
Uitwisseling van ervaringen met werkdruk is een belangrijk onderdeel van de time-managementtraining.

Nee zeggen blijkt vooral moeilijk door bijvoorbeeld de overtuiging dat de relatie met een collega zal lijden onder een ‘nee’ of dat het daarna lastiger zal worden om die collega om een gunst te vragen. Maar die overtuigingen blijken meestal niet te kloppen. ‘Maak aan nee zeggen niet te veel woorden vuil, wees helder in je boodschap. Het begint allemaal met voor jezelf duidelijk te hebben wat je doelen zijn, wat je nou echt graag wilt doen. Zodra je dat weet, kun je makkelijker omgaan met impulsen uit je omgeving.’

News - tmio1-011-foto-5
Frank Rood is zo fanatiek met time management bezig omdat hij zelf super stressgevoelig en en zich erg verantwoordelijk voelt. Juist perfectionisten en mensen die moeilijk nee kunnen zeggen zijn gevoelig voor overwerktheid of burn-out. ‘Ik vertoon alle kenmerken van de gemiddelde trainee en daarom begrijp ik de technici die naar deze training komen zo goed. Ik ken hun werk, ik begrijp hun werkomstandigheden en ik heb met vallen en opstaan geleerd daarmee om te gaan. Van mij kunnen ze dus al die dingen tijdens de training leren, in korte tijd’, aldus Rood.

Mono-tasking en omgaan met verstoringen

Roods training begint met een hele dag waarin de theorie achter time management wordt uitgelegd en de trainees met elkaar oefenen. ‘De theoretische basis is prima te begrijpen, het probleem zit ‘m in het doen. De eerste dag kijken we daarom naar wat er eigenlijk mis gaat, waar het probleem zit en wat mensen willen bereiken. Doelen stellen is daarbij cruciaal. Zodra je weet wat je doel is, kun je keuzes maken en bepalen wat prioriteit heeft en wat je niet hoeft te doen omdat het niet bijdraagt aan je doel. Daarna kijken we naar de tools en naar de time management matrix. Met die matrix kun je bepalen wat belangrijk is en urgent en hoe je je taken daarop kunt sorteren. We gaan in op mono-tasking, het nut van maar één ding tegelijk doen en dat ook afmaken. En hoe je kunt omgaan met verstoringen. Vervolgens maken we een plan, zodat mensen echt weten wat ze de dag erna op hun werk anders gaan doen. En ze krijgen een hulpmiddel om zich aan hun voornemens te houden: een buddy uit de groep of een collega die helpt met oefenen in de weken daarna. Want alles is erop gericht dat mensen direct met het geleerde aan de slag gaan. Ik bel in de loop van de week daarna om te horen hoe het gaat.’

News - tmio1-011-foto-6
Het kwadrant met een indeling van taken en verstoringen naar belang en urgentie is een eenvoudig hulpmiddel om prioriteiten te stellen in de tijd die je beschikbaar hebt.


Na drie weken volgt een halve terugkomdag, waarbij de cursisten vertellen wat er allemaal wel en niet is gelukt. Deze terugkomdag vormt de basis onder het succes van de training. ‘Omdat de cursisten weten dat ze verantwoording moeten afleggen op de terugkomdag, gaan ze daadwerkelijk aan de slag. Tegen de tijd dat we weer bij elkaar komen, hebben ze dan bijna een maand nieuwe, dagelijkse gewoontes aangeleerd en hun gedrag structureel veranderd. Ze maken elke ochtend bijvoorbeeld een to-do-lijst of ze schakelen permanent de meldingen bij hun mail uit. Sommige mensen vragen of ik ze vier of zes weken na de training nog een keer wil bellen, als stok achter de deur. Of ze spreken af met hun buddy.’

News - tmio1-011-foto-7
Drie weken na de training is er een terugkomdag. Die vormt de basis van het succes omdat cursisten weten dat ze dan verantwoording moeten afleggen. ‘Tegen de tijd dat we weer bij elkaar komen, hebben ze dan bijna een maand nieuwe, dagelijkse gewoontes aangeleerd en hun gedrag structureel veranderd’, aldus trainer Frank Rood.

Bewuste keuze

Ook mensen die tegen een burn-out aan zitten, een burn-out hebben of er net van herstellen zijn gebaat bij Roods training. Niet in het minst omdat hij zelf ook een burn-out heeft doorgemaakt. In die periode was hij manager bij een afdeling waar na een reorganisatie minder mensen dezelfde hoeveelheid werk moesten doen. ‘Ik voelde me rot over die reorganisatie waarbij ik een aantal mensen had moeten wegsturen. Iedereen werd vervolgens overvraagd en ik ging uit verantwoordelijkheidsgevoel de hele tijd mijn medewerkers redden en hun werk deels overnemen. Dat ging een hele tijd prima, want ik was sterk en natuurlijk goed in time management. Mijn privéomgeving gaf wel alarmsignalen af. Mijn partner vroeg bijvoorbeeld of het wel goed ging, merkte op dat ik zo moe was en slecht sliep en allerlei kwaaltjes kreeg. Maar ik negeerde dat, want in zo’n stressmodus zit je vol adrenaline en dan zie je niet dat het mis gaat.’

Op vakantie stortte Rood in. ‘Letterlijk. Ik viel neer en kon niet meer staan. Behoorlijk schokkend voor iemand die best wel een control freak is om zo volledig buiten controle te zijn. Daarnaast voelde ik me heel schuldig: had ik eindelijk tijd om aan mijn gezin te besteden, lag ik daar alleen maar in die tent… Gelukkig was ik na een paar dagen weer op de been.’

Na die vakantie gooide Rood het roer drastisch om. ‘Sindsdien ben ik twee keer per week gaan hardlopen en dat doe ik nog steeds. Ik ging veel rustiger aan doen en liet zaken makkelijker van me af glijden, hoefde van mezelf niet meer alle verantwoordelijkheid op me te laden. Ik koos dus heel bewust voor mijn gezondheid en mijn gezin. En daarna ging ik vrij snel weer aan het werk, al ging ik van bijna zestig uur terug naar veertig uur in de week. En ik nam eens een dagje vrij tussendoor. Dat hielp allemaal.’

Rood noemt het controleverlies en een lichaam dat het overneemt typisch voor een burn-out. ‘Je lichaam snapt best dat je hoofd het allemaal niet meer aan kan en trapt gewoon keihard op de rem. De kunst is om die symptomen de keer daarna te herkennen, voordat je lichaam het overneemt.’

Hij vindt zichzelf in dit opzicht zijn grootste vijand. ‘Waarom ben ik zo fanatiek met time management bezig? Ik ben super stressgevoelig, ik voel me erg verantwoordelijk, ik ben perfectionistisch en relatiegericht en ik kan moeilijk nee zeggen. Dus ik vertoon alle kenmerken van de gemiddelde trainee en heb alle valkuilen in me. Daarom begrijp ik de technici die naar deze training komen zo goed. Ik ken hun werk, ik begrijp hun werkomstandigheden en ik heb met vallen en opstaan geleerd daarmee om te gaan. Van mij kunnen ze dus al die dingen tijdens de training leren, in korte tijd.’

News - tmio1-011-foto-2
Frank Rood; ‘Mislukkingen komen voort uit slechte organisatie, allerlei externe factoren, maar ook doordat mensen in een omgeving met te veel verstoringen zitten. Die verstoringen zijn onnodig.’


Naast deze vaardigheidstraining begeleidt Rood ook mensen op individuele basis, als coach. Daarbij gaat hij uitgebreid in op diepliggende thema’s en overtuigingen die hindernissen vormen op het werk. ‘Daarnaast let ik ook op voeding en beweging. Bij mensen die midden in een burn-out of crisis zitten, kijken we eerst naar praktische maatregelen: hoe krijg je meer slaap, hoe gaat het met je zelfzorg, wat doe je aan lichaamsbeweging en wat kun je nog aan op je werk? Pas als dat goed gaat, werken we aan je overtuigingen. Uiteindelijk gaat het om de vraag: heb je aan het einde van je leven gedaan wat je had willen doen? Zodat je niet op je sterfbed denkt: had ik maar meer tijd aan mijn relatie besteed, of mijn kinderen vaker gezien of die reis nog gemaakt. Want dan is het te laat. Mijn grootste wens is dat mensen dat niet overkomt. En dat ze kunnen concluderen dat ze de dingen hebben gedaan die ze wilden doen, dingen die zin geven aan hun bestaan.’

Frank's cursus vindt 3 à 4 keer per jaar plaats.
Bekijk de cursusomschrijving voor meer informatie.

Cursusomschrijving